Adressdaten selbst bereinigen | Tipp 1: Anreden anreichern und überprüfen

• Falls deine Adressdaten nicht bereits in einem Excel-File vorliegen, exportiere sie aus deiner Datenbank als .csv oder .xlsx.
• Öffne deine Adresstabelle im Excel und parallel dazu die Vornamentabelle.
• Füge in deiner Adresstabelle links neben der Spalte mit den Vornamen eine leere Spalte ein.
• Klicke den Kopf der neuen Spalte an, so dass die gesamte Spalte markiert wird.
• Drücke ctrl + 1 (Windows) oder cmd + 1 (MacOS) – es öffnet sich das Dialogfenster "Zellenformatieren".
• Wähle den Reiter «Zahlen» und definiere die Spalte als «Standard».

Nun geht’s ans Eingemachte – oder besser an den SVERWEIS – eine ausgesprochen nützliche Excel-Formel, die dir immer wieder nützlich sein wird.

Der SVERWEIS dient dazu, eine Tabelle nach einem Wert zu durchsuchen – zum Beispiel «Peter» - und danach danach einen zweiten damit verbunden Wert zurückzuliefern – zum Beispiel «Herr».

So sieht die Formel aus: =SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Und so übernimmst du damit die Daten aus der Vornamentabelle:

1. Klicke neben dem ersten Vornamen deiner Adresstabelle in die leere Zelle:

3. Suchkriterium: Klicke die Zelle an, in der der erste Vorname steht. Im Beispiel Zelle B2. Du kannst die Zellkoordinaten (B2) auch eintippen. Setze einen Strichpunkt, damit Excel weiss, dass der nächste Teil der Formel folgt.

4. Matrix: Wechsle nun zur Vornamentabelle, die du heruntergeladen hast. Markiere dort die Spalten A und B und setze erneut einen Strichpunkt. Das Ganze sieht dann etwa so aus:

5. Spaltenindex: Hier gibst du an, in welcher Spalte der Inhalt steht, der in deine Adresstabelle übernommen werden soll. Dazu gibst du die Position der Spalte als Zahl ein. Im vorliegenden Beispiel eine 2, da es sich um die zweite Spalte der Matrix handelt. Wieder einen Strichpunkt setzen:

6. Bereich_Verweis: Definiert, ob die Übereinstimmung ungefähr stimmen muss (WAHR) oder exakt sein muss (FALSCH). Klicke FALSCH an und setze die schliessende Klammer.

7. Drücke die Return-Taste (Eingabetaste). Excel sollte automatisch auf deine Adresstabelle zurückwechseln. Wenn alles richtig funktioniert hat, siehst du nun die erste ausgefüllte Anrede:

Das Ausfüllen der gesamten Spalte mit den Anreden ist einfach: Wähle die Zelle mit der ausgefüllten Anrede aus. Bewege die Maus zum kleinen grünen Viereck unten rechts in der Zelle:

Der Mauszeiger wird zu einem kleinen schwarzen Kreuz:

Nun klickst du doppelt. Daraufhin wird die Formel nach unten ausgefüllt. Als Alternative kannst du, wenn das Kreuz erscheint, einmal klicken, die Maustaste gedrückt halten und dann die Maus nach unten ziehen. Das lohnt sich höchstens dann, wenn du wenige Einträge in deiner Tabelle hast.

Im Beispiel sieht das dann so aus:

Zu den Werten «unklar» und #NV kommen wir gleich. Zuerst gibt es das Folgende zu tun:

Für die weitere Arbeit lohnt es sich, die Formel für den SVERWEIS durch die angezeigten Daten (Anreden) zu ersetzen. Dazu darf die Adresstabelle nicht gefiltert sein.

• Markiere die ganze Spalte, indem du auf den Spaltenkopf klickst (auf A im Beispiel).
• Kopiere die Spalte mit ctrl + c (Windows) oder cmd + c (MacOs).
• Klicke (immer noch auf dem Spaltenkopf) mit der rechten Maustaste.

Füge die Daten als Werte ein:
 

Am besten filterst du nun deine Tabelle nach «unklar» und «#NV» und blendest die bereits richtigen Anreden aus. Das bleibt zu tun:

Unklar

Unklar bedeutet, dass ein Vorname nicht eindeutig männlich oder weiblich ist. Zum Beispiel bei Andrea oder Dominique. Falls du mit der Person bereits in einer Geschäftsbeziehung stehst, weiss vielleicht jemand in deiner Organisation, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt.

Ebenfalls möglich – wenn auch aufwändig – sind Recherchen im Internet. Am wahrscheinlichsten findet man Infos zu Personen im Business-Bereich. Also wenn neben Vornamen und Namen auch die Firma bekannt ist, in dem die Person arbeitet.

#NV

Gibt Excel #NV zurück, wurde kein passender Wert gefunden. Mögliche Gründe:

• Der Vorname fehlt.
• Der Vorname kommt in der Vornamentabelle nicht vor, weil er äusserst selten ist.
• Namensdreher: Der Vorname steht in der Spalte Nachname und umgekehrt.
• Der Vorname ist falsch geschrieben.
• Vor oder nach dem Vornamen steht ein unnötiger Leerschlag.
• Vom Vornamen ist nur der erste Buchstabe bekannt: R. Mustermann.
• Es handelt sich um einen doppelten Vornamen: Max-Ernst oder Max Ernst.

Der Wert #NV bringt dich rasch auf die Spur von inkorrekten oder unvollständigen Einträgen bei den Vornamen. Meist lassen sich diese rasch korrigieren und die Anrede manuell ergänzen.

Du willst überprüfen, ob die Anreden in deiner Adressdatenbank richtig sind? So könnte dein Quick Check aussehen:

• Reichere deine Adressdaten wie oben beschrieben mit den Anreden aus der Vornamentabelle an.
• Idealerweise stehen die angereicherten Anreden neben den bereits bestehenden.
• Füge neben den beiden Anreden eine weitere, leere Spalte ein.
• Nutzen eine wenn…dann-Formel, um die beiden Anreden zu vergleichen. Auf das folgende Beispiel bezogen steht in Zelle C2 folgende Formel: =WENN(A2=B2;"";"prüfen")
  Von Excel nach Deutsch übersetzt heisst das: Wenn «Anrede neu» und «Anrede bestehend» gleich sind, dann gib keinen Wert aus. Sonst schreibe «prüfen»

• Fülle die Spalte wie oben beschrieben nach unten aus.
• Kopiere die Daten und füge diese als Wert ein (s. oben).
• Setze einen Filter, damit lediglich Adressen angezeigt werden, bei denen «prüfen» steht. Kontrolliere und korrigiere diese. Fertig.

Dort, wo du auf Anhieb keinen Unterschied zwischen den Anreden siehst, weil zum Beispiel bei beiden «Frau» steht, ist höchstwahrscheinlich ein unnötiger Leerschlag im Spiel.